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全宗卷規范
作者:admin  點擊數:4700  日期:2013/02/21

 1 主題內容與適用范圍 

 
1.1 全宗卷是檔案館(室)在管理某一全宗過程中形成的,能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。 
 
1.2 本規范規定了全宗卷的編制原則、主要內容和整理、管理方法。 
 
1.3 本規范適用于各級各類檔案館和各機關、團體、企事業單位檔案機構(以下統稱檔案室)。 
 
2 引用標準 
 
DA/T 1--92 檔案工作基本術語 
 
GB 9705--88 文書檔案案卷格式 
 
3 全宗卷編制原則 
 
3.1 檔案館(室)對其所管的每個全宗都應以全宗為單位編制全宗卷。 
 
3.2 全宗卷的各種文件材料,包括憑據、清冊、報表應做到準確、齊全、規范。 
 
3.3 全宗卷內的文件材料,應按照其固有的特點,保持文件材料間的有機聯系,反映全宗管理的歷史面貌,以便于保管和利用。 
 
4 全宗卷的主要內容 
 
4.1 檔案收集:檔案交接文據、移交目錄,接收、征集記錄、檔案來源和價值說明等。 
 
4.2 檔案整理:整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、檔案整理工作小結等。 
 
4.3 檔案鑒定:鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報告、銷毀檔案的請示與批復、銷毀檔案的清冊等。 
 
4.4 檔案保管:檔案安全檢查記錄、報告,重點檔案采取的特殊保護措施,檔案的搶救與修復情況報告等。 
 
4.5 檔案統計:檔案收進、移出登記,案卷基本情況統計和重要的利用統計表等。 
 
4.6 檔案利用:全宗指南(全宗介紹),開放利用和控制使用范圍說明,檔案匯編和公布出版情況及報批文件,檔案產生社會效益或經濟效益的典型事例等。 
 
4.7 檔案管理新技術的應用:縮微復制和計算機輔助管理等情況的文字說明材料。 
 
5 全宗卷的整理 
 
5.1 全宗卷內文件材料,是隨全宗管理的延續而逐漸增加的,平時必須注意積累,把全宗管理中產生的文件材料,先歸入預設的卷夾內,文件材料積累到一定數量時,及時進行整理組卷,數量較多的可設分卷。 
 
5.2 整理組卷時,必須認真檢查、鑒定文件材料的完整程度及其保存價值,對于有重要遺缺或無保存價值的應予以補齊或剔除。 
 
5.3 卷內文件材料按問題--時間進行系統排列,排列順序為:全宗指南(全宗介紹)、立檔單位大事記和有關檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、現代化管理等方面的文件材料,在此基礎上編制卷內目錄。 
 
5.4 卷內文件材料逐件加封面、封底、編件號,裝訂后裝入卷盒。其封面、封底尺寸長×寬為260 mm×185 mm,封面著錄全宗號、件號、全宗名稱、文件題名、時間、責任者。 
 
5.5 卷盒外形尺寸長×寬為310mm×220 mm,其高度可根據需要分別設置30 mm、40 mm的規格。卷盒面、脊印"全宗卷"三字,并分別著錄全宗號、全宗名稱和編制日期。 
 
6 全宗卷的管理 
 
6.1 檔案館形成的全宗卷集中保管,按全宗號順序排列編制全宗卷目錄。全宗卷內文件材料過多時,可分裝數盒,形成若干分卷,并在全宗號后加短橫和分卷序號,如:50-1、50-2。卷內文件材料封面的全宗號也應與之相一致。 
 
6.2 館藏全宗采取分若干個部類(如按政權性質等)管理的,可按部類分別排序,編制全宗卷目錄,相對集中保管。 
 
6.3 檔案室和館藏全宗極少的檔案館,其形成的全宗卷,可置于每個全宗排列的卷首。 
 
6.4 全宗向檔案館或向有關單位移交時,其全宗卷亦隨同移交。
 

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