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科技文件材料整理注意事項
作者:admin  點擊數:6332  日期:2013/02/21

 科技文件材料是指在科學技術、生產建設等活動中,按照一定的程序和要求直接形成的歷史記錄。主要有:基本建設材料、設備儀器材料、科學研究材料、產品開發材料等幾種。

    科技文件材料的整理原則上應當執行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)的規定。
(一)    分類與組合                    
按照立檔單位的檔案分類方案,進行科技文件材料的實體分類。
1. 分類的基本方法
基本建設材料按工程項目或結合工程性質分類;設備儀器材料按設備儀器種類或型號分類;科學研究材料按科研項目或課題分類;產品材料按產品種類或部件分類。
2. 分類中要注意的問題
(1)針對具體項目的管理性科技文件材料放入所針對的項目里組卷。
(2)引進項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。
(3)一個單位保存一套相關的通用圖、標準圖,并單獨組卷;采用了這些圖紙的項目,其科技文件材料組卷時可在卷內備考表中說明并標注相應的圖號,不必將這些材料再曬制一份來組卷,以免重復。
(4)底圖以張為單位單獨保存和管理。
(5)基建工程維修、設備儀器保養維修、產品更新換代或更換零部件時,新形成的科技文件材料,應該單獨組卷,排列在相應項目的原有案卷之后。
3. 案卷和案卷內科技文件材料的排列
卷內科技文件材料排列前,要去掉其金屬物和雜物,對破損、字跡擴散的科技文件材料進行修裱,對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。藍圖要將正面向內,以手風琴風箱式折疊成A4幅面(297mm×210mm)大小,不宜反折,右下角的圖標應反折后露在外面。
案卷和卷內科技文件材料的排列方法:
基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工設計)、工程施工、工程監理、工程竣工驗收等順序排列。
設備類案卷按設備依據性材料、外購設備開箱驗收(自制設備的設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等順序排列。
科研類案卷按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段排列。
產品類案卷按產品開發設計(含初步設計、技術設計)、工藝、工裝、加工制造、生產定型等工作程序,或按其產品系列、結構排列。
科技文件材料排列應文字在前,圖樣在后。案卷內管理性文件材料按問題、時間或重要程度排列。有譯文的外文資料譯文在前,原文在后。
(二)  編目
   卷內科技文件材料頁號的編寫
每一份科技文件材料(包括原有圖樣目錄)應編上頁號,正面編在右下角,背面編在左下角,圖樣文件的頁號編寫在標題欄外,空白頁不編號。
成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內目錄,不必重新編寫頁號;與其它科技文件材料組成一卷的,應排在卷內文件材料最后,將其作為一份文件填寫卷內目錄,不必重新編寫頁號,可在備注中注明總頁數。

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